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  商務(wù)信函中的7個"C"原則
[ 2006-03-15 17:46 ]

寫信的原則(Writing Principles)已從原來的3個"C"(Conciseness, Clearness, Courtesy)發(fā)展到目前的7個"C":Completeness, Clearness, Concreteness, Conciseness, Correctness, Courtesy, Consideration.

對商業(yè)信函的"完整"要求

要求書信的"完整", 理由有三:

1.一封完整的書信比一封不完整的書信,有更大的可能性帶來預(yù)期的效果;

2.一封完整的書信,有助于建立和表達友善關(guān)系;

3.一封完整的書信,可以避免由于遺漏重要情況(情報)所導(dǎo)致的訴訟(Lawsuit);

4. 有時,某些不顯眼的書信或文件,由于所提供的情況完整而又生動有力(Complete and Effective)而成為極為重要的文件。

一封信寫得是否完整,建議用五個"W"來檢驗,即:

"Who, What, Where, When 及Why (包括How)"

例如在定貨的信中,必須明確說明

"需要什么商品"(What you want)

"何時需要" (When you need the goods)

"貨物發(fā)到何地何人收"(to Whom and Where the goods to be sent)

"如何付款"(How payment will be made)

如對對方的要求做出否定的答復(fù)時(如不能報盤,不能理賠等)應(yīng)說明理由"為什么"(Why)


實例

Dear Sirs,

With reference to your letter of April 9, we are pleased to accept your offer of 100 tons of Copper Wire as per your Offer Sheet No.8/070/02B. Please go ahead and apply for your Export License. As soon as we are informed of the number of the Export License we will open the L/C by cable.

關(guān)于你們四月九日函,我們高興地接受你們第8/070/02B號報盤單所報100噸紫色銅絲。請著手辦理申請出口許可證。一經(jīng)接到出口許可證號碼的通知,當即電開信用證。

 
 
 




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